Eksote varmistaa välittömän tiedonkulun Pikatiedote-ratkaisulla

Arjen sähköpostitulva aiheuttaa välillä kriittisten tiedotteiden katoamisen sähköpostivirtaan. Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) halusi varmistaa, että kriittiset tiedotteet välittyvät välittömästi henkilöstölle.

Eksoten kaltaiselle organisaatiolle toimiva sisäinen viestintä on hyvin kriittisessä roolissa. Aikaisemmin Eksotella hyödynnettiin sähköpostia tärkeiden tiedotteiden jakeluun, mutta se koettiin hyvin työlääksi. Arjen sähköpostitulva myös aiheutti ilmiön, jossa tiedotteet jäivät lukematta tai niitä luettiin vasta jälkikäteen.

Tehostaakseen kriittisten tiedotteiden jakelua, niiden kohdentamista sekä erottautumista muusta sähköpostitulvasta, Eksote kartoitti erilaisia viestinnän ratkaisuja ja mahdollisuuksia. Valmiit ratkaisut olivat kuitenkin liian raskaita ja työläitä ottaa käyttöön, koska ne sisälsivät myös paljon Eksotelle täysin turhia toiminnallisuuksia. Eksote halusi myös vähentää turhaa tiedottamista ja toivoi, että tuleva ratkaisu olisi hyvin yksinkertainen ja että ohjelmiston hallintaoikeudet olisivat helppoja ja vaivattomia määritellä. Tiedotteiden kohdentaminen oikealle henkilöstöryhmälle oikea-aikaisesti todettiin myös tärkeäksi. Jos käyttökatko kohdistuu vain yhteen toimipaikkaan, on turha tiedottaa jokaista henkilökunnan jäsentä. Huldin suunnittelijat kehittivät helppokäyttöisen ja yksinkertaisen, mutta tehokkaan Pikatiedote -ratkaisun asiakkaan tarpeiden pohjalta.

”Eksoten tarve tiedottaa henkilökunnalleen esimerkiksi kriittisten järjestelmien käyttökatkojen alkamisesta ja päättymisestä reaaliaikaisesti on suuri. Työaseman ruudulle tuleva tiedote käyttökatkon alkamisesta esim. tunnin päästä ja kehote tallentaa keskeneräiset työt sekä ilmoitus käyttökatkon päättymisestä vähentää henkilökunnalle tulevaa haittaa ja tavoittaa huomattavasti paremmin kuin sähköpostilla lähetettävä tiedote”, kommentoi Eksoten IT Palvelupäällikkö Mikko Rautio

Nykyään käyttökatkot ja käyttöönotot eivät pääse yllättämään

Kehitysvaiheessa kartoitettiin Eksoten arjen viestinnälle tyypilliset tarpeet ja käyttötapaukset. Tämä käyttötapausten kartoitus toteutettiin yhteistyössä Eksoten ja Meita Oy:n asiantuntijoiden kanssa. Kartoituksen myötä löytyi selkeitä viestinnällisiä käyttötapauksia, joiden haasteisiin voitiin vastata uudella Pikatiedote -ratkaisulla.

Aikaisemmin esimerkiksi järjestelmien käyttökatkot saattoivat aiheuttaa viestitulvan tukipalveluihin, koska sähköpostitettu tiedote käyttökatkosta oli jäänyt jostain syystä vastaanottajalta lukematta. Nykyään pikatiedotteella voidaan viestiä käyttökatkosta hyvissä ajoin ja varmistaa kuittauspyynnöllä, että viesti on välittynyt tarvittaville henkilöille. Etukäteen suunnitellut tiedotteet on helppo ajastaa näytettäväksi jo etukäteen, jolloin järjestelmä huolehtii automaattisesti tiedotteiden esittämisestä ajastuksen mukaisesti.

”Pikatiedote on ollut meille hyödyllinen. Suurin hyöty on tullut juuri eri järjestelmien katkojen alkamisen ja päättymisen tiedottamisesta, mikä on vähentänyt sähköpostitulvaa. Lisäksi Pikatiedote -ratkaisulle on löydetty käyttökohteita myös muissa tiedottamista vaativissa asioissa”, kommentoi Mikko Rautio.

Pikatiedote -ratkaisua on hyödynnetty myös tilanteissa, joissa on nopeasti pitänyt informoida poikkeavista järjestelyistä. Jos johonkin järjestelmään on tullut vikatilanne, pikatiedotteella on voitu informoida käyttäjiä, että vika on tiedossa, ettei jokainen soittaisi Service Deskiin.

Toiminnallisuus ja tietoturva edellä

Jotta pikatiedotteet voidaan kohdistaa juuri halutulle kohderyhmälle tai tietyille käyttäjille, tarvittiin ratkaisua, joka hyödyntää sairaanhoitopiirin olemassa olevia käyttäjäryhmiä ja määrityksiä. Tiedotteita voidaan luokitella niiden luonteen ja kriittisyyden mukaan. Tärkeiden tiedotteiden yhteydessä voidaan tarvittaessa vaatia käyttäjältä erillinen kuittaus.

Eksotelle oli tärkeää, että kehitettävä ratkaisu hyödyntää nykyisiä olemassa olevia tietoturvakäytänteitä ja määrityksiä. Pikatiedote pohjautuu tietoturvalliseen käyttäjätiedon ja käyttöoikeusryhmien hyödyntämiseen, jolloin tiedotteet näkyvät vain tunnistetuille ja kirjautuneille käyttäjille.

”Arvostamme sovellustoimittajan työssä ketteryyttä, laadukkuutta, nopeutta ja erityisesti kustannustehokkuutta toteuttaa haluamamme toiminnallisuus. Lisäksi tietoturva pitää olla kirkkaana mielessä koko ajan. Pikatiedotteen kanssa päästiin liikkeelle nopeasti paperille listatusta toiveiden tynnyristä sovelluksen tuotantokäyttöön”, kommentoi Mikko Rautio.

Käyttäjät ovat antaneet hyvää palautetta

Pääsääntöisesti henkilökunta on ottanut sovelluksen hyvin vastaan. Pikatiedotteiden laittaminen on helppoa ja Eksotella tiedotteiden lähettäminen on keskitetty. Henkilökunnalle ajantasainen ja kohdennettu tiedotus on tärkeää ja pikatiedotteen kautta tiedotus onnistuu hyvin.

”Käyttäjän työpöydälle nousevaa ilmoitusruutua ei ole koettu työtä haittaavaksi, vaan siinä on voitu tiedottaa joustavasti. Erityisesti käyttäjät arvostavat sitä, että tiedote voidaan toimittaa erittäin kriittisenä, jolloin se ei voi jäädä huomaamatta, koska tiedotteen voi sulkea vain kuittauksella.”, kommentoi Mikko Rautio

Ratkaisu kehitettiin mahdollisimman joustavasti, jotta mahdolliset tulevaisuuden päivitystarpeet olisi helppo lisätä olemassa olevaan ohjelmistoon.

”Pikatiedote-ratkaisun kehittäminen jatkuu ja tämän suhteen Huld haluaa elää ns. ajan hermolla ja jatkossakin kuulla säännöllisesti käyttäjäpalautetta, jotta pystymme päivittämään ratkaisua vastaamaan myös tulevaisuuden muuttuvia tarpeita”, kommentoi Huldin asiakasvastaava Janne Luoma.