Huld Oy:n tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste

Laadittu: 17.5.2018

Päivitetty: 19.10.2020

1. Yleistä tietosuojasta

Huld Oy:lle on tärkeää toimia vastuullisesti ja varmistaa, että liiketoiminnassamme henkilötietoja käsitellään sekä suojellaan vaadittujen asetusten ja lakien mukaisesti.

2. Rekisterinpitäjä

Huld Oy, Keilasatama 5, 02150 Espoo

Rekisteristä vastaavat henkilöt:

3. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tietosuojaa koskevat kysymykset ja pyynnöt voit lähettää osoitteeseen marketing@huld.io.

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet?

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • henkilön dokumentoitu suostumus,
  • sopimuksen täytäntöönpano,
  • rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite tai
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Keräämme henkilötietoja vain alla esiteltyihin ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Henkilötietoja käsittelevät rekrytointia tai asiakassuhdetta hoitavat sekä rekrytointiin, myyntiin tai markkinointiin osallistuvat Huld Oy:n työntekijät.

5.1. Työnhakijat

Mihin tarkoitukseen keräämme tietoja?

Me haluamme tehdä myös työnhausta mukavan kokemuksen. Tämän varmistaminen vaatii sujuvaa kommunikointia työnhakijan kanssa sekä työntekijän tahtotilan ja osaamisen ymmärtämisen. Meille työnhaun kautta välitettyjä henkilötietoja käytetään vain rekrytointiprosessin yhteydessä yhteydenpitoon ja osaamis-/taustatietoja soveltuvuuden arviointiin, ja vain niiltä osin kuin työnhaun kannalta on tarpeellista. Tietoihin on pääsy vain rekrytoivilla esimiehillä ja HR-toimintoihin osallistuvilla, eikä tietoja koskaan luovuteta kolmannelle osapuolelle.

Mitä tietoja keräämme?

Rekrytointijärjestelmään tallennetaan työntekijän syöttämänä:

  • Etunimi, sukunimi
  • Osoite (postitoimipaikka)
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • CV
  • Hakemuskirje, saate (ei pakollinen)

Lisäksi työnhakuprosessin ja työhaastattelun yhteydessä saatamme tehdä täydentäviä muistiinpanoja, jotka tallentuvat rekrytointijärjestelmässä työnhakijan tietoihin.

Miten tai missä yhteydessä keräämme tietoja?

Edellä mainitut tiedot kerätään rekrytointijärjestelmään työnhakijan antamana. Emme pääsääntöisesti kerää ja tallenna tietoja puhelimen tai sähköpostin välityksellä, vaan ohjaamme aina antamaan tiedot rekrytointijärjestelmässämme.

Mikäli saamme rekrytointitapahtumassa henkilö/osaamistietoja (kuten paperiset CV:t tai käyntikortit), niitä käsitellään vain rekrytointiin osallistuvien henkilöiden toimesta ja ne tuhotaan 6 kuukauden sisällä, mikäli rekrytointiprosessissa ei edetä.

Kaikki hakijan henkilökohtaiset tiedot poistetaan Huldin rekrytointitietokannasta 6 kuukauden kuluessa avoimien hakemusten kohdalla ja 12 kuukauden kuluessa muita työpaikkailmoituksia koskien.

5.2. Asiakkaat ja yhteistyökumppanit

Huld Oy käsittelee asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen sekä Huldin palveluiden ja tapahtumien markkinointiin ja kehittämiseen.

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden osalta saatamme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi sekä asema
  • Henkilön yhteystiedot
  • Asiakas- tai yhteistyökumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
  • Tiedot tilatuista palveluista, laskutustiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
  • Henkilön luovuttamat muut tiedot
  • IP-osoite

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti asiakassuhteen hoidon yhteydessä sekä suoraan henkilöltä, jos hän täyttää henkilötietonsa mm. tapahtumailmoittautumisen tai yhteydenoton yhteydessä nettisivuillamme.

5.3. Muut kontaktit

Saatamme käsitellä henkilötietojasi, jos olet meihin yhteydessä nettisivujen yhteydenottolomakkeen kautta tai osallistut järjestämäämme tapahtumaan. Näissä tapauksissa saamme käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi sekä asema
  • Henkilön yhteystiedot
  • Asiakas- tai yhteistyökumppaniyrityksen tiedot yhteystietoineen
  • Henkilön luovuttamat muut tiedot
  • IP-osoite

Keräämme tietoja lähtökohtaisesti vain, jos itse luovutat niitä meille. Lisäksi voimme kerätä tietojasi (IP-osoite), jos vierailet sivustollamme, etkä kiellä evästeiden käyttöä.

5.4. Henkilötietojen käsittelyn kesto

Huld säilyttää tietoja niin kauan, kun siihen on lakisääteinen oikeus tai velvollisuus. Käymme tietoja aktiivisesti läpi ja poistamme tarpeettomat tai vanhentuneet tiedot.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

6. Evästeet

Käytämme sivustollamme evästeitä. Evästeet ovat tekstitiedostoja, jotka selain asettaa käyttäjän tietokoneelle, kun hän vierailee sivustolla. Evästeet auttavat Huldia keräämään ja varastoimaan anonyymiä tietoa käyttäjistä mm. Google Analyticsin avulla. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästetiedolla Huld mm. parantaa verkkosivuston käytettävyyttä ja analysoi sivustojen käyttöä.

Käytämme seuraavia evästeitä sivustollamme:

  • Google Analytics
  • Hubspot
  • Sosiaalisen median kanavat kuten LinkedIn, Twitter, Facebook ja Instagram

Jos et halua laitteellesi sivustomme evästetiedostoja, niin voit itse kieltää ne selaimen asetuksissa sivustokohtaisesti tai kokonaan.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.

Jaamme henkilötietojasi seuraavien osapuolten kanssa:

  • Poliisin kanssa rikosten tutkinnassa.
  • Markkinointiin liittyvissä toimeksiannoissa yhteistyökumppaneille, jotka analysoivat, painavat tai jakavat markkinointimateriaalia.

Mikäli luovutamme tietojasi yhteistyökumppaneillemme, he toimivat henkilötietojen käsittelijän roolissa. Henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanimme toimivat käsittelijän roolissa sopimuksen alaisina. Sopimuksen avulla velvoitamme yhteistyökumppanimme toimimaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Yhteistyökumppaneilla ei ole lupaa käyttää rekisterin tietoja muuhun kuin Huldin kanssa sovittuun toimeksiantoon.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Huld Oy huolehtii, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Mitä oikeuksia sinulla on henkilötietojen käsittelyyn liittyen?

9.1. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti osoitteeseen marketing@huld.io. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9.2. Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9.3. Oikeus henkilötietojen siirtoon

Sinulla on oikeus saada tietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, jotta voit siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle lähettämällä asiaa koskevan pyynnön yllä tässä selosteessa mainittuun osoitteeseen.

9.4. Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus valvontaviranomaiselle eli Suomessa tietosuojavaltuutetulle.

10. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Pidätämme oikeudet tietosuojaselosteen muutoksiin. Päivitämme selostetta, jos henkilötietojen käsittelyssä tai sovellettavassa lainsäädännössä tapahtuu muutoksia.